Luật Kế toán mới và quy định ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán doanh nghiệp

Cung cấp yêu cầu hội nhập về kế toán – tài chính thế giới, Quốc hội đã thông qua Luật Kế toán năm 2015 – Luật số 88/2015/QH13 gồm 6 Chương, 74 Điều. Một trong những mục tiêu của việc sửa đổi Luật Kế toán nhằm nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hệ thống kế toán VN, qua đó, chuyên sâu chất lượng của công tác kế toán với vai trò là công cụ cai trị tài chính, vốn, tài sản của nhà nước, của doanh nghiệp, là công cụ cai trị, đo lường của Nhà nước. Luật Kế toán năm 2015 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2017.

Xem thêm: Quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tư vấn Dịch vụ kế toán trọn gói tại quận 7 vui lòng liên hệ tại đây.

Những điểm mới về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Cố gắng nỗ lực đưa ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô thời gian qua đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận, trong đó phải kể đến vai trò của CNTT trong công tác kế toán.

Các quy định của điều khoản hiện hành về ứng dụng CNTT trong tổ chức hệ thống kế toán tại nước ta đã được thể hiện kể từ Luật Kế toán nước ta – Luật số 03/2003/QH11 (Luật Kế toán 2003). đáp ứng yêu cầu của hội nhập, sau hơn 13 năm xúc tiến thực hiện, với những yêu cầu, đổi mới từ thực tế Quốc hội đã thông qua Luật Kế toán sửa đổi – Luật số 88/2015/QH13 (Luật Kế toán 2015) sửa chữa cho Luật Kế toán 2003. So với Luật Kế toán 2003, Luật số 88/2015/QH13 đã đề cập nhiều hơn tới các quy định ứng dụng CNTT vào lĩnh vực kế toán. Điển Dường như:

– Về quy định chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 đã quy định cụ thể hơn về giá trị của chứng từ điện tử: “Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán”. sự việc này, Luật Kế toán 2003 chưa được cụ thể hóa mà chỉ được đề cập đến trong Nghị định 129/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Kế toán 2003;

– Về chữ ký trên chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 quy định cụ thể hơn, chữ ký của chứng từ điện tử đều có giá trị như chứng từ bằng giấy;

– Về lập và lưu trữ chứng từ kế toán: Theo quy định của Luật Kế toán 2015 thì chứng từ không nhất thiết phải in ra giấy như quy định của Luật Kế toán 2003, mà có khả năng thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử khi đủ điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Điều này hoàn toàn cân xứng với Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác; Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đủ điều kiện);

– Về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán: tương tự như lập và lưu trữ chứng từ, việc lưu trữ sổ kế toán theo Luật Kế toán 2015 không nhất thiết phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm, mà rất có khả năng thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử khi bảo đảm, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ;

– Về chữa sổ kế toán: Luật Kế toán 2003 và Luật Kế toán 2015 đều cho phép sửa chữa sổ kế toán theo đúng phương thức chữa sổ quy định, nếu đơn vị ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Trên cơ sở gốc rễ của Luật Kế toán, Luật Giao dịch điện tử, Luật CNTT, doanh nghiệp (DN) nước ta đã và đang tập trung ứng dụng CNTT vào công tác kế toán theo ba mức độ sau:

thứ nhất là, mức độ sơ khai: “xử lý bán thủ công” (phổ biến vào những năm 1990-1995);

Hai là, mức độ tự động hóa công tác kế toán (phổ biến từ những năm 1995 – nay);

Ba là, mức độ tự động hóa công tác quản lý nguồn lực, trong số đó có kế toán.

Hiện nay Việt Nam đang trong giai đoạn thứ hai của tiến trình đầu tư ứng dụng CNTT toàn diện để nâng cao kĩ năng cai trị và sản xuất kinh doanh của DN, trong số đó bao gồm cả công tác kế toán. cụ thể là ứng dụng tự động hóa công tác kế toán trên cơ sở DN thực hiện công tác kế toán với một trong những phần mềm kế toán.

Doanh nghiệp nước ta ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán theo ba mức độ sau: 1 là, mức độ sơ khai: “xử lý bán thủ công” (phổ biến vào những năm 1990-1995); Hai là, mức độ tự động hóa công tác kế toán (phổ biến từ những năm 1995-nay); Ba là, mức độ tự động hóa công tác quản lý nguồn lực, trong đó có kế toán.

Các gói phần mềm kế toán rất có khả năng đi kèm với một loạt các tính năng chuyên ngành hoặc một chương trình chung chung mà có thể được thiết lập cấu hình làm thế nào cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN. Các tổ chức, cá nhân cung cấp phần mềm kế toán phải chịu nhiệm vụ đảm bảo tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán theo quy định của Bộ Tài chính khi cung cấp cho các đơn vị kế toán.

Về hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán, Điều 122, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: “Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, DN được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo an toàn thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu”… “DN được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu…”.

Những vụ việc đặt ra

Nhìn chung, tất cả các văn bản lao lý bây giờ đều đề cập khá đơn giản về việc áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, không hướng dẫn hoặc quy định một cách chi tiết. Về hình thức kế toán, mẫu sổ kế toán, tuy đã được cụ thể hóa trong Thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng không quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ kế toán; tiến trình ghi sổ kế toán…

Có nghĩa là khi DN ứng dụng CNTT vào công tác kế toán sẽ không bị áp đặt theo từng hình thức kế toán như lúc trước đây. Vậy nhưng, ở Luật Kế toán 2003 lẫn Luật Kế toán 2015 lại cho phép sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán theo tinh thần Chuẩn mực kế toán VAS23 và VAS 29. đây chính là nội dung tác động không ít tới quá trình xử lý dữ liệu sổ kế toán trong trường hợp DN sử dụng phần mềm kế toán… chi tiết:

Đầu tiên, cụm từ “dễ kiểm tra, kiểm soát và điều hành và đối chiếu” nêu trong quy định mẫu sổ kế toán: “DN được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu….” chỉ mang tính chung chung, lợi dụng kẽ hở này, DN sẽ xây dựng biểu mẫu rất “linh hoạt” khiến cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra… khó đưa ra yêu cầu cung cấp mẫu sổ kế toán cho đơn vị kế toán.

Mặt khác, đáp ứng quy định này, người làm công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán đòi hỏi phải có được kiến thức tổng hợp, linh hoạt ứng xử để có thể hoàn thành chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của mình. Đặc biệt là phải có trình độ chuyên môn để truy xuất thông tin dữ liệu từ phần mềm kế toán qua Microsoft Excel để xem xét các sổ kế toán, các báo cáo của đơn vị kế toán.

Thứ hai, Luật Kế toán 2013, Luật Kế toán 2015 và các văn bản chế độ kế toán hiện nay chỉ quy định các tổ chức, cá nhân cung cấp phần mềm kế toán phải chịu nhiệm vụ bảo đảm tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán theo quy định của Bộ Tài chính khi cung cấp cho những cơ quan kế toán (Thông tư 103/2005/TT-BTC “hướng dẫn về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”). Theo quy định trên, các đơn vị xây dựng và cung cấp phần mềm hoạt động theo kiểu “trăm hoa đua nở” và với đa dạng sản phẩm trên Thị Phần phần mềm kế toán.

Ví dụ: Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của DN (lớn, vừa, nhỏ); phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề như: Chuyên ngành xây lắp, chuyên ngành sản xuất công nghiệp, chuyên ngành vận chuyển, logistics; phần mềm hành chính sự nghiệp… vấn đề đó gây nên những khó khăn nhất định cho đơn vị kế toán trong việc mua sản phẩm đóng gói hay sản phẩm phần mềm mua hàng xây đắp theo hoạt động của đơn vị.

Quan trọng hơn, khi Luật Kế toán quy định và cho phép ứng dụng CNTT vào công tác kế toán một cách cởi mở như vậy thì yêu cầu về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán buộc phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực, nhiều phần mềm kế toán trên Thị Trường phần mềm kế toán và Đây là yêu cầu khó có thể đáp ứng được ngay cho tất cả những người hoạt động trong lĩnh vực này.

Thứ ba, việc sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán, báo cáo tài chính khi phát hiện sai sót trọng yếu từ những thời gian trước cần phải điều chỉnh hồi tố khi đơn vị kế toán áp dụng phần mềm kế toán cũng là 1 nội dung gây trở ngại lớn đối với người xây dựng phần mềm kế toán.

Vì vậy, các cơ quan cung cấp phần mềm thường khuyến cáo các đơn vị kế toán khi ban đầu áp dụng phần mềm kế toán phải hết sức thận trọng để ra quyết định chế độ kế toán, các ước tính kế toán của mình (ví dụ phương thức tính giá hàng tồn kho, phương pháp khấu hao tài sản cố định…). Bởi lẽ, thông tin được điều chỉnh không những tác động đến sổ kế toán mà còn tác động đến thông tin trên báo cáo tài chính của khá nhiều kỳ kế toán có liên quan.

Mặt khác, đơn vị cung cấp thi công phần mềm kế toán rất cần được cung cấp hoặc trình bày cơ chế kiểm soát và điều hành “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”, nội dung cụ thể chi tiết cần được để ý như sau:

(i) Tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng. Tập tin này phải được bảo mật cao nhất trong hệ thống, mặc định là không được phép xóa, người có quyền cao nhất trong hệ thống chỉ được xem và in ra dấu vết kiểm toán từ nội dung của tập tin này.

(ii) Việc chỉnh sửa số liệu của các chức năng kế toán tổng hợp phải độc lập với các chỉnh sửa số liệu trên các phân hệ khác; việc chỉnh sửa số liệu trên thông tin kế toán chi tiết không làm thay đổi hay ảnh hưởng đến sổ kế toán tổng hợp nếu chưa được sự chấp nhận phê duyệt (thông qua mật khẩu và nhật ký ghi nhận “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”) của người có trách nhiệm cao nhất trong đơn vị kế toán…

Thứ tư, Luật Kế toán 2003 và Luật Kế toán 2015 không quy định cụ thể trong trường hợp DN ứng dụng phần mềm kế toán thì việc lập báo cáo tài chính như thế nào để bảo đảm nguyên tắc “tôn trọng nội dung, bản chất hơn hình thức”. Vì vậy, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nếu đơn vị cung cấp phần mềm kế toán “lập trình cứng” chương trình tự động kết xuất thông tin từ các tệp dữ liệu đã được ghi nhận sau khi nhập liệu, thì báo cáo tài chính dễ gặp rủi ro về tính chính xác của thông tin bởi thiếu đi một “xét đoán” của người lập báo cáo tài chính để đảm bảo an toàn yêu cầu thông tin phải phản ánh trung thực đúng “bản chất” của hoàn cảnh đơn vị kế toán tại thời điểm lập báo cáo.

Do vậy, người (đơn vị) lập trình phần mềm kế toán cần thiết phải có được phân hệ “lập báo cáo tài chính linh hoạt” trước những xét đoán đúng bản chất của thông tin được trình bày lên báo cáo. Ví dụ như, các thông tin về tài sản trong ngắn hạn, dài hạn; công nợ trong ngắn hạn, dài hạn… thông thường được các nhà lập trình khai báo trong danh mục tài khoản chi tiết bởi các trường cụ thể từ trước.

Theo đó, các thông tin đầu vào khi nhập dữ liệu sẽ được cập nhật vào các tài khoản kế toán chi tiết đã được mặc định theo danh mục. Thế nhưng, tại thời điểm lập báo cáo tài chính có thể có bằng chứng buộc kế toán đơn vị phải tái phân loại theo đúng bản chất của tài sản, công nợ… để trình bày thông tin, chứ không phải căn cứ vào thông tin đã được ghi nhận vào tài khoản chi tiết đã được xây dựng theo danh mục là ngắn hạn, dài hạn từ trước…

Vấn đề này không có nghĩa là kế toán thực hiện truy xuất ngược, để điều chỉnh thông tin trên sổ tài khoản kế toán đã được ghi nhận trước đó (tại thời điểm nhập dữ liệu, ghi nhận thông tin vẫn đúng với bản chất giao dịch, đúng với tài khoản kế toán chi tiết được ghi nhận).

Luật Kế toán và các văn bản pháp quy hiện hành đã cụ thể chi tiết hóa được khá nhiều nội dung về chế độ kế toán hiện hành, nhất là đã tạo nên một hành lang pháp lý linh hoạt hơn so với các ra quyết định và chế độ tài chính – kế toán cứng nhắc trước đây về nhiều phương diện. Luật Kế toán cũng đã tạo ra cơ hội gắn kết, thống nhất với các văn bản pháp luật liên quan như Luật Giao dịch dịch vụ thương mại, Luật CNTT… để củng cố chức năng quản lý nhà nước, quản lý xã hội.

Một sân chơi thực sự bình đẳng trước điều khoản là nhu cầu khách quan của các DN vận động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Như vậy, cung cấp với thời cuộc, các văn bản pháp luật kế toán cũng cần phải điều chỉnh theo hướng thuận lợi hơn, cụ thể hơn dưới dạng các văn bản nghị định, thông tư hướng dẫn…