Kế toán cần lưu ý những vấn đề quan trọng về hóa đơn

Dưới đây là 1 số điểm cần lưu ý về hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra mà các bạn kế toán cần nắm rõ khi thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn chứng từ.

 Ảnh minh họa
1. Đối với hóa đơn đầu vào

– Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Về quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đ trở lên phải giao dịch chuyển tiền qua ngân hàng giao dịch mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Cần xem xét:

Kế toán nên chú ý những sự việc quan trọng về hóa đơn

+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày:

Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở giao dịch thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do vậy rất cần được xem xét khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.

Xem thêm: Liên hệ ngay với công ty Vinasc nếu quý công ty có nhu cầu về dịch vụ kế toán ở quận 9 nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.

+ Hóa đơn thanh toán giao dịch làm nhiều lần:

Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Còn trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng:

Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán giao dịch cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

+ Thời điểm thanh toán:

Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn giao dịch thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán giao dịch thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

+ Phương thức thanh toán giao dịch bù trừ:

Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với mức giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng sẽ được coi là giao dịch qua Ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được giao dịch bằng tiền có giá trị từ 20 triệu VND trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.

Kế toán nên lưu ý những vấn đề quan trọng về hóa đơn

– Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, quý khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ vnđ đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

– Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

– Các hóa đơn thuê văn phòng

Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, Do vậy phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.

– Hóa đơn đối với dự án

Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đó. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này.

– Các hóa đơn bị mất thì phải làm thế nào?

Hóa đơn GTGT bị mất phải photo lại liên 1 và xin chứng thực sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số: BC21/AC  (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), triển khai nộp phạt theo quy định- thì mới được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.

2. Đối với hóa đơn đầu ra

– Viết nội dung trên hóa đơn

Cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn còn nếu như không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế không hề nhỏ. Ví dụ như tại 1 doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

– Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không

Phải rà soát lại tất cả hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.

– Các sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng. Đăc biệt cần thống kê khoản này và xuất hóa đơn bổ sung nếu chưa xuất tránh bị phát hiện lúc quyết toán sẽ bị phạt và cộng lãi phạt.